Облік робочого часу в Telegram: прихід і вихід — однією кнопкою
Облік робочого часу в Telegram без терміналів, журналів і фото в загальний чат. Працівник натискає кнопку в боті Checkin на своїй точці, а ви бачите, хто вже на зміні, хто запізнюється і скільки годин відпрацював кожен. Нічого не встановлювати: Telegram у команди вже є.
Без банківської картки й автоматичних списань.
Телеграм-бот для обліку робочого часу: як відмічається працівник
Окремого застосунку немає — усе відбувається в боті Checkin у Telegram. Кнопка відмітки завжди внизу екрана, її не треба шукати в меню. Надсилати геолокацію вручну не потрібно: місце визначає сам телефон.
Натиснути кнопку
Прийшов на точку — відкрив бот і натиснув «📍 Позначити прихід / вихід».
Телефон сам визначає місце
Відкривається екран Checkin: він визначає, де телефон, і передає це боту за кілька секунд — нічого натискати не треба. Уперше Telegram попросить дозволу на геолокацію.
Зміну розпочато
Бот одразу відповідає, на якій точці почалась зміна. Наприкінці — та сама кнопка, і бот покаже, скільки відпрацьовано. Вихід теж зараховується лише на точці.
Як команда потрапляє в бот
Ви створюєте запрошення в кабінеті — посиланням або QR-кодом — і пересилаєте його працівнику. Він відкриває його в Telegram і одразу прив’язаний до своєї точки. Логінів і паролів немає.
Сторінка для працівника: як працювати з графіком і годинами в TelegramОблік робочого часу по геолокації — без стеження
Для кожної точки ви задаєте адресу і радіус навколо неї — від 50 до 500 метрів. Прихід зараховується лише в цьому радіусі, а вихід — лише на тій точці, де зміну розпочато. Якщо людина вдома, в маршрутці чи «вже майже на місці», бот відповість, на якій вона відстані, і зміна не почнеться.
Геолокацію для відмітки бере сам телефон — поставити точку на карті вручну не вийде. Геопозицію, надіслану в чат, переслану від колеги чи збережену раніше, бот не зараховує.
Геолокація потрібна лише в момент, коли працівник натискає кнопку. Між приходом і виходом Checkin не знає, де людина, і не запитує її місце: за зміну зберігаються лише дві точки.
Керівник бачить
- час приходу і виходу
- на якій точці почалась зміна
- скільки відпрацьовано
Керівник не бачить
- де людина протягом зміни
- маршрут до роботи й додому
- переписку, контакти й фото в телефоні
Це не GPS-трекер для кур’єрів і торгових агентів. Це відмітка «я на роботі» з підтвердженням, що людина справді на точці.
Магазин у торговому центрі чи в підвалі
Усередині будівлі телефон може гірше визначати місце, а в підвалі — губити зв’язок. Для таких точок ставте більший радіус, до 500 метрів: так відмітка спрацює і біля входу, де є сигнал. Якщо в телефоні вимкнено точну геолокацію, бот підкаже, як її ввімкнути.
Хто зараз на зміні — усі точки на одному екрані
Кожна відмітка одразу потрапляє в кабінет. Відкриваєте Checkin зранку — і бачите всі свої точки: скільки людей на кожній за планом і скільки вже вийшло, хто на зміні, а хто не вийшов. Не треба обдзвонювати керуючих і перепитувати в чатах.
Запізнення і невиходи — керуюча дізнається одразу
Ви самі вирішуєте, скільки хвилин вважати запізненням, — наприклад, 15. Якщо за цей час після початку зміни відмітки немає, керуючій точки приходить повідомлення в Telegram: хто, на якій точці, яка зміна. Не наприкінці місяця, а поки ще можна щось зробити. Повідомлення про запізнення і невихід працюють для опублікованого графіка.
- 📞 Звʼязатисябот сам напише працівнику, що його чекають на зміні;
- 🔄 Знайти замінупропозицію вийти отримають колеги з тією ж посадою, які можуть працювати на цій точці; хто відгукнувся — керуюча погоджує;
- 🔕 Не надсилативимкнути повідомлення про запізнення цієї людини.
Працівник прийшов і відмітився — повідомлення оновлюється саме: видно, о котрій він почав зміну. Якщо відмітки немає і після порогу невиходу, на панелі «Хто зараз на зміні» біля людини з’являється позначка «Невихід».
Облік приходу і відходу працівників — замість журналу і терміналу
Паперовий журнал заповнюють заднім числом, а фото «я на місці» в загальному чаті губляться серед інших повідомлень. Термінал треба купити, змонтувати й обслуговувати на кожній точці. У Checkin облік приходу і відходу працівників ведеться на їхніх телефонах — і відразу перетворюється на години.
| Журнал / чат | Термінал | Checkin | |
|---|---|---|---|
| Обладнання на точці | ні | так, на кожну | ні — телефон працівника |
| Видно, що людина справді на точці | ні | так | так — геолокацію бере сам телефон у момент відмітки |
| Години рахуються самі | ні, вручну | так | так |
| Керівник дізнається про запізнення одразу | ні | залежить від системи | так — повідомлення в Telegram |
| Нова точка | новий журнал | новий термінал | додати адресу в кабінеті |
Години рахуються самі
З приходу й виходу кожного працівника складаються відпрацьовані години. Нікому не треба переносити час із чату в таблицю й перераховувати його наприкінці місяця.
- Працівник бачить свої зміни й години за місяць в особистому кабінеті прямо в Telegram — і рахує те саме, що й бухгалтер.
- Не відмітив вихід — опівночі зміна закриється сама за графіком, з позначкою «Закрито автоматично за графіком». Керівник це бачить і вирішує, що робити.
- Будь-яку правку часу керуюча робить лише з причиною — не мовчки.
- Табель для бухгалтера вивантажується у файл, який відкривається в Excel.
Питання про облік часу в Telegram
Чи стежить Checkin за працівником протягом зміни?
Ні. Телефон визначає місце лише тоді, коли працівник сам натискає кнопку приходу чи виходу. Між цими моментами Checkin не знає, де людина, і не запитує її місце. За зміну зберігаються лише дві точки, маршрут — ні.
Працівник відмічається зі свого телефона. Що бачить компанія?
Ім’я з Telegram і нікнейм, якщо він є, час приходу і виходу та точку, на якій почалась зміна. Номером телефону людина ділиться за бажанням — бот запитає один раз, і це необов’язково. Переписки, контактів, фото й інших застосунків бот не бачить: він отримує лише місце в момент відмітки.
Що, якщо телефон погано визначає місце — у торговому центрі чи в підвалі?
Поставте для цієї точки більший радіус — до 500 метрів. Так відмітка спрацює і біля входу, де телефон краще ловить сигнал. Якщо в телефоні вимкнено точну геолокацію, бот підкаже її ввімкнути, а якщо Telegram не має доступу до геолокації — екран попросить його дати.
Що, якщо немає інтернету?
Без інтернету відмітка не збережеться і не надішлеться пізніше — її треба повторити, щойно з’явиться зв’язок. Якщо так і не вийшло, керуюча внесе час у кабінеті, вказавши причину. Не відмічений вихід опівночі закриється сам за графіком — з позначкою «Закрито автоматично за графіком».
Що, якщо працівник забув відмітитися?
Забув відмітити прихід — керуючій прийде повідомлення про запізнення, і вона з’ясує, що сталося. Забув відмітити вихід — опівночі зміна закриється сама за плановим часом із графіка. У табелі вона буде з позначкою «Закрито автоматично за графіком»: керівник бачить, що вихід не підтверджено, і за потреби виправляє час з причиною.
Чи можна відмічатися на кількох точках?
Так. Одну людину можна прив’язати до кількох точок — бот сам визначить, на якій із них вона зараз, і почне зміну саме там.
Чи можна відмітитися за колегу?
Відмітка прив’язана до Telegram-акаунта людини: бот знає, хто натиснув кнопку. Щоб відмітитися за когось, на точці має бути телефон із його акаунтом, а геопозицію, переслану колегою, бот не зарахує.
Чи потрібен окремий застосунок?
Ні. Працівникам потрібен лише Telegram на телефоні — з комп’ютера прихід і вихід не позначиш. Керівнику — браузер: кабінет відкривається на комп’ютері чи телефоні.
А якщо з Telegram щось станеться?
Години, графік і табель зберігаються в Checkin, а не в Telegram. Уся історія залишається у вашому кабінеті, і її можна вивантажити у файл.
Спробуйте облік робочого часу в Telegram на своїй команді
Додайте одну точку, надішліть запрошення команді — і вже завтра зранку побачите, хто вийшов на зміну.
Спробувати 30 днівБез банківської картки й автоматичних списань.