Графік змін без окремого додатка — ваші години й новини в Telegram
Ваша команда переходить на Checkin. Тут — усе, що вам треба знати: як відмічатися, де дивитися свій графік, як віддати зміну чи взяти вільну і як рахуються ваші години. Окремий додаток для графіка змін не потрібен: усе відбувається в Telegram, який у вас уже є.
Checkin | Облік робочого часу
бот
Як почати: запрошення, бот і одна кнопка
Нічого не треба встановлювати, логінів і паролів немає. Керуюча надішле вам запрошення — посилання або QR-код. Відкрили його в Telegram — і ви вже в боті Checkin, прив’язані до своєї точки.
Прийшли на роботу — натисніть кнопку
«📍 Позначити прихід / вихід» завжди внизу екрана в боті Checkin.
Телефон сам визначить місце
За кілька секунд — нічого вибирати на карті не треба. Уперше Telegram попросить дозволу на геолокацію.
Наприкінці — та сама кнопка
Бот підтвердить початок зміни, а в кінці покаже, скільки ви відпрацювали. Вихід теж зараховується лише на точці.
Якщо щось пішло не так з відміткою
- Ви ще не на точці — бот напише, на якій ви відстані, і зміна не почнеться. Підійдіть ближче й натисніть ще раз.
- Магазин у торговому центрі чи в підвалі — для таких точок керівник ставить більший радіус, щоб відмітка спрацювала й біля входу.
- Немає інтернету — відмітка не збережеться. Повторіть, щойно з’явиться зв’язок. Не вийшло — скажіть керуючій, вона внесе час і вкаже причину.
- Забули відмітити вихід — опівночі зміна закриється сама за часом із графіка, з позначкою «Закрито автоматично за графіком». Керівник це бачить і за потреби виправить.
- Працюєте на кількох точках — бот сам визначить, на якій ви зараз.
Геолокація — лише в момент, коли ви натискаєте кнопку
Телефон визначає місце тільки тоді, коли ви самі натискаєте кнопку приходу чи виходу. Між цими моментами Checkin не знає, де ви, і не запитує ваше місце. За зміну зберігаються дві точки — початок і кінець.
Керівник бачить
- о котрій ви прийшли й пішли
- на якій точці почалась зміна
- скільки ви відпрацювали
Керівник не бачить
- де ви протягом зміни
- ваш маршрут на роботу й додому
- переписку, контакти й фото в телефоні
Це не GPS-трекер. Це відмітка «я на роботі», яка підтверджує, що ви справді на точці.
Графік змін — у вашому Telegram, а не на фото в чаті
Коли керуюча публікує графік, вам приходить повідомлення в Telegram: ваші зміни на тиждень, години й точка. Ваші найближчі зміни завжди під рукою у вкладці «Мій розклад» — там же видно, хто з колег на зміні разом із вами.
Не треба шукати фото таблиці в загальному чаті й перепитувати, хто коли виходить.
Графік змінили — ви дізнаєтесь одразу
Якщо після публікації вашу зміну перенесли, вам приходить повідомлення: новий час і як було до цього. Нічого не змінюється тихо — так, щоб ви дізналися, лише прийшовши на роботу.
Мій розклад
Віддати зміну чи взяти вільну — з телефона, без дзвінків
Не можете вийти — віддайте зміну
Захворіли чи щось сталося — не треба обдзвонювати колег з особистими проханнями. Віддайте зміну прямо в Telegram: її побачать колеги вашої точки. Можна й запропонувати обмін конкретній колезі. Керуюча завжди в курсі й погоджує заміну.
Хочете більше годин — беріть вільні зміни
У вкладці «Вільні зміни» видно зміни, які віддали колеги вашої точки. Натиснули «Взяти зміну» — керуюча погоджує, і зміна з’являється у вашому графіку.
Вільну зміну отримує той, хто першим натиснув «Взяти зміну». Хочете добрати години напевно — домовтеся з колегою заздалегідь: вона віддає зміну, ви одразу забираєте.
Відпустка чи лікарняний — заявка з телефона
Заявку на відпустку, лікарняний чи день за свій рахунок подаєте з телефона — у вкладці «Відпустки». До лікарняного можна одразу додати фото довідки. Там же видно, скільки днів відпустки ви вже використали і скільки лишилось.
Керуюча погоджує, і погоджена відсутність стоїть у графіку буквою — на ці дні вас ніхто не поставить на зміну.
Вкладка «Відпустки», приклад на тестових даних
Калькулятор робочих годин — уже вбудований і рахує з ваших відміток
Не треба рахувати години в онлайн-калькуляторі робочих годин чи записувати їх у блокнот. Checkin рахує сам: з вашого приходу й виходу на точці, вже без неоплачуваної перерви. Прийшли о 9:00, пішли о 18:00, година обіду — зараховано 8 годин.
Запис у блокноті — це ваше слово проти слова керівника. Відмітка в Checkin — факт: бот зафіксував, що ви були на точці на початку зміни і в кінці. Ці години — ваші, і їх бачать і керівник, і бухгалтер.
Ви бачите свої години до оплати — посеред місяця, а не в день зарплати
У вкладці «Табель» видно, скільки годин вам уже зараховано до оплати за місяць і скільки набралося недопрацювання — запізнень і ранніх відходів сумою. У «Мій розклад» — скільки годин стоїть за графіком.
Захворіли, брали дні за свій рахунок, віддавали зміни — годин буде менше, ніж ви звикли. Краще побачити це 18-го, ніж у день зарплати: ще можна щось зробити.
- взяти вільні зміни колег;
- спитати керуючу, чи не треба десь додати людей;
- домовитися з колегою, яка хоче вихідний: вона віддає зміну — ви одразу забираєте.
Ви бачите лише свої години. Чужих не бачите, а ваших не бачать колеги.
Додаток для обліку робочих годин: жодна година не зникне непомітно
Буває, що час треба виправити: ви забули відмітитися, сів телефон, не було інтернету. Керуюча може це зробити — але не тихо.
- Кожна правка — лише з причиною.
- Вам одразу приходить повідомлення в Telegram: який день виправили, що було, що стало і чому.
- Керуюча не може видалити вашу зміну.
Значки — це цифри, а не «мені здається»
«Ти постійно запізнюєшся», «ти менше за всіх працюєш» — без цифр це просто чиясь думка, і на неї легко образитись. У Checkin замість цього — цифри за місяць, однакові для всіх. Їх можна перепитати, з’ясувати й спокійно обговорити.
Значок отримує одна людина в команді — та, у кого показник за місяць найбільший. Якщо цифри однакові в кількох, значка немає ні в кого. Свої значки ви бачите в Telegram, чужих — ні.
- Запізнюєтьсянайбільша сума запізнень, ранніх відходів і пропущених змін
- Затримуєтьсянайбільше годин понад план
- Хаоснайбільше годин віддано — у вільні зміни чи днями за свій рахунок
- Трудоголікнайбільше годин узято з вільних змін
Значок — не оцінка і не покарання. Це факт за місяць, який ви бачите так само, як і керівник.
Запізнення і невихід — чесно, як це працює
Запізнення в межах допустимого у вашій компанії не рахується. Запізнилися довше — час від початку зміни йде в недопрацювання, яке ви бачите в себе в «Табель».
Якщо вас довго немає на роботі, керуюча отримує повідомлення. Вона може нагадати вам через бота, щоб з’ясувати, чи ви будете. А якщо зміна так і не почалась, з якогось моменту це вже невихід — і керуюча шукає заміну.
Знаєте, що не прийдете чи сильно запізнитесь?
Віддайте зміну колегам самі, з телефона, і завчасно. Якщо керуюча погодила заміну до початку зміни, невихід не ставиться. Якщо ж не віддали, невихід лишається за вами — навіть якщо заміну потім знайшла керуюча.
Довго без вихідних — керівник це побачить
Якщо ви довго працюєте без вихідного чи між змінами майже немає відпочинку, керівник побачить це у своєму кабінеті. Це зроблено, щоб про вас подбали: коли в команді 15–25 людей, змін багато й вони міняються, легко просто не помітити, що хтось уже тягне забагато.
Вам не доведеться самій вибивати вихідний на емоціях. Про це має подумати керівник — і тепер він це бачить.
Важливі новини — в одному місці, без флуду
Знайомо: у робочому чаті оголошення про завтрашню акцію, а під ним — «а це діє?», «а цінники клеїмо?», привітання з днем народження, листівки. Хто прокинувся пізніше, гортає сотні повідомлень і вже не розуміє, що актуально.
Оголошення в Checkin приходять у бот окремо від чатів. Там ніхто нічого не пише й не обговорює — лише повідомлення, адресоване саме вам.
- Приходить тільки те, що стосується вас: вашої посади й вашої точки. Новини для інших посад чи інших точок до вас не приходять.
- Таких повідомлень мало, тож вимикати звук не потрібно — це не 500 повідомлень загального чату.
- Повідомлення лишається в боті — його завжди можна відкрити й перечитати.
Хто що бачить
| Ви | свої зміни, графік і години до оплати; своє недопрацювання і свої значки; вільні зміни своєї точки; свої заявки; новини для вашої посади й точки |
|---|---|
| Колеги | ваших годин, недопрацювання і значків — не бачать |
| Керуюча | час вашого приходу й виходу і точку; години, недопрацювання, значки; ваші заявки; коли ви довго без вихідних |
| Ніхто | де ви протягом зміни, ваш маршрут, переписку, контакти й фото в телефоні |
Часті питання працівників
Чи стежить Checkin за мною протягом зміни?
Ні. Телефон визначає місце лише тоді, коли ви самі натискаєте кнопку приходу чи виходу. Між цими моментами Checkin не знає, де ви. За зміну зберігаються дві точки — маршрут ні.
Чи садить це батарею й мобільний інтернет?
Ні. Бот не працює у фоні: телефон звертається до геолокації й інтернету лише в момент, коли ви натискаєте кнопку.
Що бачить компанія з мого телефона?
Ваше ім’я в Telegram і нікнейм, якщо він є, час приходу й виходу і точку. Номером телефону ділитися за бажанням — бот запитає один раз. Переписки, контактів, фото й інших застосунків бот не бачить.
Чи треба встановлювати окремий додаток?
Ні. Окремий додаток для обліку робочих годин не потрібен — лише Telegram на телефоні. Графік, години, вільні зміни й заявки — у кабінеті, який відкривається прямо в боті.
Я забула відмітитися. Що буде?
Забули прихід — керуюча побачить, що вас немає, і з’ясує, що сталося. Забули вихід — опівночі зміна закриється сама за часом із графіка, з позначкою «Закрито автоматично за графіком». Якщо час треба виправити, керуюча зробить це з причиною, і вам прийде повідомлення.
Сів телефон чи немає інтернету — години пропадуть?
Ні. Повторіть відмітку, щойно з’явиться зв’язок. Не вийшло — керуюча внесе час із причиною, а ви отримаєте про це повідомлення.
Чи може керівник змінити мої години?
Виправити — так, наприклад якщо ви забули відмітитися. Але лише з причиною, і вам одразу приходить повідомлення: що було, що стало і чому. Видалити вашу зміну керуюча не може.
Хто отримує вільну зміну, якщо її хочуть кілька людей?
Той, хто першим натиснув «Взяти зміну». Хочете напевно — домовтеся з колегою заздалегідь: вона віддає, ви одразу забираєте.
Чи бачать колеги мої години й значки?
Ні. Свої години, недопрацювання і значки бачите лише ви і ваш керівник.
Чи не завалить мене сповіщеннями?
Ні. Ви отримуєте лише своє: графік і зміни в ньому, відповіді на свої заявки й новини для своєї посади і точки. Вільні зміни своєї точки бачите у вкладці, коли самі її відкриєте.
Я працюю на кількох точках. Як відмічатися?
Так само — однією кнопкою. Бот сам визначить, на якій точці ви зараз.
Приєднуйтесь за запрошенням від керуючої
Посилання чи QR-код для входу дає ваша керуюча. Відкрили — і ви вже в боті своєї точки. Залишились питання — спитайте її.
Ви керівник? Що вміє Checkin